Skip to main content

Hur intelligent informationshantering ger nästan 3x avkastning på investeringar (ROI) för organisationer

Om du skulle be en grupp chefer att nämna sina fem största investeringar med en uppmätt positiv avkastning på investeringen (ROI) skulle du antagligen få höra om flera liknande investeringar på deras listor: annonsprogram, säljare, system för genomförande, marknadsföringsinfrastruktur och program för att generera leads för att nämna några.

Det låter rätt rimligt. Försäljning och marknadsföring analyseras ofta utifrån ROI, precis som de bör. Men avkastningen från teknikinvesteringar då? Forbes nämnde nyligen de elva viktigaste IT-investeringarna som företag kommer att göra under 2021 — där inkluderades investeringar som molnmigrering, automatisering av kommunikation, medarbetarengagemang och digitala kundupplevelser.

Men det finns ytterligare en viktig faktor att lägga till i listan, en faktor som alltför ofta ignoreras men har en enorm betydelse för ett företags effektivitet... Nämligen ett förstklassigt system för informationshantering. Traditionellt sett har det klassificerats som en immateriell tillgång som ger avsevärda fördelar men vars ROI kan vara svår att kvantifiera.

Men inte längre.

M-Files publicerade nyligen en studie på uppdrag av Forrester Consulting där frågan en gång för alla skulle besvaras med hjälp av forskningsmetoder: Hur stor är avkastningen från ett intelligent informationshanteringssystem för en organisation på företagsnivå?

Forskningsrapporten, The Total Economic Impact of M-Files, som går att ladda ner här, ger företagsledare en kompetent mall för att utvärdera den potentiella effekten av intelligent informationshantering, M-Files i synnerhet, i deras organisationer.

I filmen Moneyball, som handlar om ett baseballag vars strategi är datadriven och analytisk, förklarar en av karaktärerna att när man utvärderar en spelare så går det ut på att ta fram en enda siffra som representerar deras värde. Det är precis vad Forrester har gjort genom sin forskning. De har intervjuat ett flertal kunder till M-files för att komma fram till en siffra — ROI-talet för M-Files intelligenta informationshantering i dessa organisationer — och resultatet slår alla förväntningar.

Nära 270 % avkastning på investeringen

Låt oss börja med siffran du verkligen är ute efter.

Kundintervjuerna och den ekonomiska analysen visade att en sammansatt organisation (baserad på de fem intervjuade företagen) upplevde fördelar på över fem miljoner dollar under en treårsperiod. Med inräknade kostnader gav det en ROI på 267 %.

För att göra saken ännu tydligare: för varje dollar en organisation spenderar på M-Files intelligenta informationshantering kan de potentiellt få en avkastning på nära 2,70 dollar på tre år. Innebörden kan inte betonas nog.

Du kanske tänker, ”Okej, vi kanske kan hitta dokument enklare. Men hur kan det leda till ett så pass högt ROI-tal?”

Svaret är enkelt: ett intelligent informationshanteringssystem i företagsklass som M-Files är så mycket mer än bara ett sätt att lagra dokument och hitta dem ett par minuter snabbare än tidigare.

Nedan hittar du de fyra största kvantifierbara fördelarna från studien, dock rekommenderar vi starkt att du läser rapporten för en helomfattande analys.

Effekten av att kunna hitta dokument med blixtsnabb precision

Gartner säger att anställda spenderar 50 % av sin tid på att söka efter information, i snitt tar de 18 minuter att hitta varje dokument. När detta sker återkommande i en stor organisation leder det till betydande minskningar av produktiviteten.

Hur mycket tid (och pengar) kan man spara genom effektivare eftersökning?

Forresters Total Economic Impact-undersökningen visar att organisationer uppnår en 40 % effektivare dokumenteftersökning och kan spara upp till nästan 1,65 miljoner dollar.

Varför? På grund av flera anledningar.

M-Files ansluts till alla system och små hörn där informationen gömmer sig. Det är problemet med mörka data, att informationen som en organisation samlar in, bearbetar och lagrar från normala affärsverksamheter, i allmänhet inte används för andra ändamål som exempelvis analyser. I princip är det innehållet som är viktigt för ett företag som har blivit osynligt på grund av att det inte kan hittas på ett effektivt sätt. M-Files ansluts till existerande system för att ta fram information oavsett var den befinner sig. Föreställ dig en värld där det inte spelar någon roll om den efterfrågade informationen finns i CRM-system, SharePoint, ERP, nätverksmappar eller någon annanstans.

Ett enda sökord är det som behövs för att hitta informationen. Metadata är grunden bakom hela M-Files intelligenta informationshanteringsplattform och det som möjliggör att hitta det du behöver med bara ett sökord.

Hitta innehåll med Google-liknande resultat. I M-Files behöver du bara ange ett sökord (och ett filter eller två om du vill) och systemet visar upp en sökruta med de mest relevanta resultaten överst. För att ta det igen, oavsett var din information befinner sig söker M-Files i genom hela ditt informationsekosystem för att presentera de mest relevanta resultaten.

Effekten av att förbättra efterlevnads- och revisionsprocesser

I händelse av problem med revision eller efterlevnad kan massor med tid och resurser gå åt för att jaga efter filer i anställdas datorer och i pappersarkiv.

Forresters Total Economic Impact-undersökning visade att M-Files hjälpte organisationer förbättra sina efterlevnads- och revisionsprocesser med upp till 25 % med över 583 000 dollar sparade.

Förutom att M-Files tillhandahåller säkerhet för företag som garanterar säkerheten och sekretessen för organisationens data, erbjuder M-Files fullständig spårning för varje dokument som talar om vem som har öppnat ett dokument och vilka åtgärder de har vidtagit. M-Files kunder kan se hela livscykeln för ett dokument med ett par klick för alla filer i deras ekosystem.

I reglerade branscher kan revisioner av efterlevnad vara omfattande och krävande. Det behövs knappast poängteras att effekten av förbättring av efterlevnadsprocesser med M-Files, särskilt vid revision, är betydande. Användare kan hitta och få tillgång till all nödvändig dokumentation på minuter i stället för dagar.

Effekten av noggrann klassificering av affärsrelaterade dokument

Tänk om det inte spelade någon roll var ett dokument finns, utan bara vilken typ av dokument det är? En mäktig resurs som är precis vad organisationer får genom M-Files. "Vilken typ det är" är kärnan i M-Files intelligenta plattform för informationshantering.

Alla filer har metadata; meningsfulla beskrivningar som används för att klassificera och sortera filerna. På ett ögonblick kan användare se vilket typ dokumentet är, vad det gäller och andra viktiga uppgifter som rör filen. Det slutar inte där, M-Files kommer med inbäddade AI- och automatiseringsfunktioner i kärnan av systemet, något som automatiserar processen för kategorisering och sortering mellan avdelningar. I en nyligen genomförd undersökning av M-Files rapporterade 82 % av arbetarna att det skulle vara en fördel att ha ett system som automatiskt kan namnge eller märka ett dokument.

Forresters Total Economic Impact-undersökning visade att M-Files hjälpte organisationer att förbättra kategoriseringen och sorteringen av dokument med 60 % vilket gav en vinst på nästan 825 000 dollar.

Effekten av att skapa och bibehålla intäkter

Vi har hittills pekat på de betydande tidsbesparingar som beskrivits i Forresters undersökning. Men M-Files spelar även en viktig roll när det kommer till att hjälpa organisationer attrahera och behålla affärer. M-Files ger användare en enda sanningskälla där den visar all information som krävs för att fatta välgrundade affärsbeslut som i tur ger bättre affärsresultat.

M-Files hjälper till att effektivisera processen för att skapa och hantera avtal, kontrakt och kunddokumentation. Till exempel får försäljnings- och marknadsföringspersonal en 360-graders överblick över framtidsutsikter och kunder, deras behov samt den dokumentation som är kopplad till processen för intäktsgenerering.

Dessutom händer det att företagen tycker att det blir lättare att behålla kunder. Med M-Files får de anställda en oöverträffad överblick över väsentlig information som i slutändan gör att man kan betjäna kunderna effektivare. All relevant kunddata och innehåll är tillgänglig med bara några få klick, det finns inget behov av att leta efter kundinformation som kan vara utspridd i hela informationsekosystemet.

Forresters Total Economic Impact-undersökning visar att M-Files hjälpte organisationer att öka intäkterna med upp till nästan 750 000 dollar på grund av bättre dokumentation.

… och mycket, mycket mer

Även om vi har pekat ut höjdpunkterna i The Total Economic Impact of M-Files-rapporten är den fortfarande bra att läsa för organisationer som vill fastställa potentiell ekonomisk påverkan från intelligent informationshantering.

Förutom de punkter som tas upp i den här artikeln innehåller rapporten även ett stort antal andra mätvärden som rör avkastningen från effektiv innehållshantering. Andra inkluderade faktorer i rapporten är följande:

Kostnadsbesparingar från avveckling av äldre befintliga system
Effekten av att effektivisera skapandet av dokument
Styrkan i att vara konsekvent vid skapande av dokument
Vad det innebär att på riktigt möjliggöra distansarbete från var som helst i världen

Dessa och många andra kvantifierbara (och icke kvantifierbara) fördelar presenteras i denna banbrytande rapport. Ladda ner din kopia av rapporten för att få en fullständig analys av fördelar och kostnader, en förklaring av metoden och en omfattande översikt över den potentiella effekten av intelligent informationshantering.